Informativa Privacy
1. Chi è il titolare del trattamento?
Théa Farma S.p.A., con sede in Milano, via Tiziano, 32 (di seguito, il “Théa Farma” o la “Società”) agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati personali di cui al successivo paragrafo 2 del personale medico i cui dati sono trattati per le finalità di cui alla presente informativa (di seguito l’“Interessato”) e può essere contattata all’indirizzo email thea.italia@theapharma.com.
2. Quali dati sono trattati?
Théa Farma tratta i dati personali forniti dall’Interessato, ivi compresi (1) titolo professionale, ivi incluse eventuali specializzazioni; (2) dati anagrafici e di contatto, quali nome, cognome, indirizzo professionale e di corrispondenza, (3) numero di telefono (congiuntamente definiti i “Dati”).
3. Per quali finalità sono trattati i Dati?
Il trattamento dei Dati sarà eseguito da Théa Farma per le seguenti finalità:
a) contatto con l’Interessato da parte degli informatori scientifici di Théa Farma al fine di esercitare attività di informazione scientifica;
b) trasmissione del materiale medico-scientifico relativo ai farmaci distribuiti da Théa Farma, sia tramite strumenti di comunicazione tradizionale, quale la posta cartacea, che tramite strumenti di comunicazione a distanza, quali a mero titolo esemplificativo email, telefono, SMS;
c) invito alle iniziative promosse da Théa Farma (quali convegni ed eventi formativi);
d) invio di materiale formativo, newsletter e comunicazioni volte alla promozione di prodotti e servizi offerti da Théa Farma, anche tramite l’invio di materiale pubblicitario, comunicazioni commerciali, sia tramite strumenti di comunicazione tradizionale quale la posta cartacea che tramite strumenti di comunicazione a distanza, quali a mero titolo esemplificativo email, telefono, SMS; (le finalità di cui ai punti da (a) ad (d) sono congiuntamente definite le “Finalità di Informazione Scientifica e Marketing”);
e) per l’adempimento degli obblighi derivanti dalla normativa applicabile, ivi compresa l’esecuzione di comunicazioni richieste dalla normativa applicabile, anche alle autorità competenti; (la finalità di cui al punto (e) è definita la “Finalità di Legge”);
f) per lo svolgimento di attività funzionali a eventuali cessioni di azienda e di ramo d’azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni e per l’esecuzione di tali operazioni (la finalità di cui al punto (f) è definita la “Finalità di Interesse Legittimo”).
4. Su quale base vengono trattati i Dati?
Il trattamento è facoltativo per le Finalità di Informazione Scientifica e Marketing. Qualora l’Interessato neghi il suo consenso per le finalità di cui al paragrafo 3 punti a) e b), Théa Farma non potrà contattare l’Interessato per svolgere attività di informazione scientifica. Ove l’Interessato neghi il suo consenso per le finalità di cui al paragrafo 3 punti c) e d) l’Interessato non potrà essere informato delle iniziative promosse da Théa Farma o ricevere comunicazioni volte alla promozione di prodotti o servizi offerti dalla stessa. L’Interessato, in ogni momento, potrà revocare i consensi eventualmente prestati secondo le modalità di cui al paragrafo 8 della presente Informativa.
Il trattamento per le Finalità di Legge di cui al paragrafo 3, punto e) è invece necessario per permettere a Théa Farma di adempiere un qualsivoglia obbligo legale a cui è soggetta, mentre il trattamento per le Finalità di Interesse Legittimo di cui al paragrafo 3, punti (f) e (g) è eseguito ai sensi dell’art.24, c.1, lettera d) del DL196/2003 (“Codice Privacy”) e per il perseguimento dell’interesse legittimo di Théa Farma e delle proprie controparti allo svolgimento delle operazioni economiche ivi indicate ai sensi dell’ar. 6, lettera f), del Regolamento europeo generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (il “Regolamento Privacy”) adeguatamente contemperato con gli interessi degli Interessati in quanto il trattamento avviene nei limiti strettamente necessari all’esecuzione di tali operazioni e sarà eseguito con decorrenza dal 25 maggio 2018, data di inizio dell’efficacia del Regolamento Privacy. Il trattamento per la Finalità di Interesse Legittimo non è obbligatorio e l’Interessato potrà opporsi a detto trattamento con le modalità di cui al successivo paragrafo 8, ma qualora l’Interessato si opponesse a detto trattamento i suoi Dati non potranno essere utilizzati per la Finalità di Interesse Legittimo.
5. Come vengono trattati i Dati?
I Dati possono essere trattati con strumenti manuali o informatici, idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza e ad evitare accessi non autorizzati.
6. A chi vengono comunicati i Dati?
I Dati potranno essere comunicati per le Finalità di Informazione Scientifica e Marketing a soggetti che svolgono servizi connessi e funzionali alle Finalità di Informazione Scientifica e Marketing e in particolare alle seguenti categorie di soggetti situati all’interno dell’Unione Europea e, nei limiti di cui al successivo paragrafo 7, al di fuori dell’Unione Europea: (i) fornitori di servizi di assistenza, consulenza fiscale e legale, (ii) fornitori di servizi informatici o di archiviazione, quale tra gli altri la società che manutiene e gestisce il database in cui sono conservati i Dati, (iii) società di stampa ed imbustamento, (iv) società organizzatrici di convegni ed eventi formativi.
I Dati potranno inoltre essere comunicati per le Finalità di Legge alle autorità competenti.
Infine, i Dati potranno essere comunicati per le Finalità di Interesse Legittimo a (i) fornitori di servizi di assistenza, consulenza tecnica, fiscale e legale; (ii) soggetti cessionari di azienda o di ramo d’azienda, potenziali acquirenti di Théa Farma e società risultanti da possibili fusioni, scissioni o altre trasformazioni di Théa Farma, anche nell’ambito delle attività funzionali a tali operazioni; e (iii) autorità competenti.
I soggetti sopra indicati potranno agire, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento o autonomi titolari del trattamento. L’elenco aggiornato delle società a cui saranno comunicati i Dati dell’Interessato potrà essere richiesto in qualsiasi momento a Théa Farma all’indirizzo di cui al paragrafo 8 della presente informativa. I Dati non saranno soggetti a diffusione.
7. I Dati sono trasferiti all’estero?
I Dati potranno essere liberamente trasferiti fuori dal territorio nazionale in Paesi situati nell’Unione europea. L’eventuale trasferimento dei Dati dell’Interessato in Paesi situati al di fuori dell’Unione europea avverrà, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso ai sensi della normativa applicabile e in particolare dell’art. 44 del Codice Privacy e degli artt. 45 e 46 del Regolamento. L’Interessato avrà il diritto di ottenere una copia dei dati detenuti all’estero e di ottenere informazioni circa il luogo dove tali dati sono conservati facendone espressa richiesta a Théa Farma all’indirizzo di cui al paragrafo 8 della presente informativa.
8. Quali sono i diritti dell’Interessato?
L’Interessato potrà, in ogni momento e gratuitamente (a) ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati che lo riguardano ed averne comunicazione; (b) conoscere l’origine dei Dati, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediate strumenti elettronici; (c) chiedere l’aggiornamento, la rettifica o – se ne ha interesse – l’integrazione dei Dati; (d) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento; (e) revocare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei Dati, senza che ciò pregiudichi in alcun modo la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. In aggiunta ai diritti sopra elencati, l’Interessato potrà beneficiare con effetto dal 25 maggio 2018 dei diritti di cui al paragrafo 10 della presente informativa.
Le richieste di esercizio dei diritti potranno essere comunicate via mail all’indirizzo email thea.italia@theapharma.com o mediante le altre modalità comunicate di volta in volta dalla Società.
9. Responsabile della protezione dei dati personali
Il Responsabile della Protezione dei Dati di THEA Farma spa è raggiungibile alla casella di posta elettronica dpo@theapharma.com o via posta a: Laboratoires Théa, Données personnelles, Z.I. du Brézet, 12 rue Louis Blériot, 63100 Clermont-Ferrand, France. Si fa presente che THEA Farma spa è una società di diritto italiano facente parte di un gruppo imprenditoriale che individua come impresa controllante la Laboratoires Thea S.A. con sede in Francia.
In applicazione dell’art. 4 par. 19) del GDPR si definisce ‘gruppo imprenditoriale’ un gruppo costituito da un’impresa controllante e dalle imprese da questa controllate. Ebbene, ex art. 37 par. 2) del GDPR un gruppo imprenditoriale può nominare un unico Responsabile della Protezione dei Dati.
THEA Farma spa ha un Responsabile della Protezione dei Dati che è unico per l’intero gruppo imprenditoriale di cui essa è parte e che è raggiungibile secondo le predette indicazioni.
10. Cosa cambia con l’inizio dell’applicabilità del Regolamento?
Le seguenti previsioni diventeranno applicabili a decorrere dal 25 maggio 2018, quale conseguenza dell’inizio dell’efficacia del Regolamento.
Termine di conservazione dei Dati: i Dati raccolti
a) per le Finalità di Informazione Scientifica e Marketing per un periodo di 24 mesi;
b) per le Finalità di Legge e per le Finalità di Interesse Legittimo i Dati saranno conservati per un periodo necessario a fornire il servizio di informazione medico-scientifica e per i successivi 10 anni, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;
Ulteriori diritti dell’Interessato: l’Interessato potrà, in qualsiasi momento secondo le modalità di cui al precedente paragrafo 8 (a) chiedere a Théa Farma la limitazione del trattamento dei Dati nel caso in cui (i) l’Interessato contesti l’esattezza dei Dati, per il periodo necessario a Théa Farma per verificare l’esattezza di tali Dati; (ii) il trattamento sia illecito e l’Interessato si opponga alla cancellazione dei Dati e chieda invece che ne sia limitato l’utilizzo; (iii) benché Théa Farma non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i Dati siano necessari all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (iv) l’Interessato si sia opposto al trattamento ai sensi dell’art. 21, par. 1, del Regolamento in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato; (b) chiedere la cancellazione dei Dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e (d) ottenere la portabilità dei Dati che lo riguardano.
Diritto di reclamo: l’Interessato avrà il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ove ne sussistano i presupposti.
11. Modifiche e Aggiornamenti.
La presente informativa è valida dalla data indicata nella sua intestazione. Théa Farma potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa, anche quale conseguenza dell’inizio dell’applicabilità del Regolamento e di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative. Le modifiche saranno notificate in anticipo e l’Interessato potrà visionare il testo dell’informativa costantemente aggiornata.
